换了联系人，原订单和承诺仍要有人负责

资料参考：NIST SP 800-53 Rev. 5 的账号管理与人员变动控制、Microsoft 365 关于离职人员登录、邮箱与文件处置的说明、Google Workspace 关于共享云端硬盘团队所有权的说明，以及 FBI 关于商务邮件入侵与付款变更的风险提示。

劳动关系、数据保留、隐私、合同权限和账号处置要求会随企业、系统与地区变化。采购方可以核对交易连续性和供应商对外授权，供应商内部安排仍应由其管理、人力资源、信息安全与法务人员按适用政策决定。本文不构成劳动、隐私、法律或安全意见。

内部调岗时，原员工可能仍在供应商企业，但已不再负责该客户。休假或出差需要临时代理人和明确结束日期。离职还可能涉及旧账号、设备、文件和权限退出。

采购记录写明变更类型、生效时间、旧联系人、新联系人、代理期限、供应商确认人和来源。无需追问无关的人事细节，交易责任和联系边界必须明确。

按采购订单列出询价、报价、样品、模具、在制产品、待出货、待付款、投诉、返修、质保和续单。每项写当前状态、下个动作、期限、文件位置和供应商责任人。

客户已提出但供应商尚未确认的规格、暂缓处理的索赔和等待反馈的样品也要纳入。没有出现在日常提醒中的沉默事项，最容易在人事变化后被误当成已经结束。

企业域名邮箱、统一签名和可核对职务有助于建立身份。涉及付款、合同和重大规格变化时，域名仍只是一项线索，审批与独立确认不能省略。

接手人继续使用原员工账号，会让采购方难以判断实际发送人，也会混淆历史授权和当前权限。供应商若需保留旧邮箱，应说明受控转发、共享邮箱或委派访问安排，新联系人仍应拥有独立账号。

报价、合同、图纸、检验记录、客户批准和投诉证据若只存在于原联系人个人邮箱，交接后容易丢失。采购方可以要求供应商从受控项目库或团队空间提供当前有效版，并标明版本和批准人。

Google Workspace 对共享云端硬盘的说明指出，其中的文件属于团队，成员离开后文件仍会保留。供应商使用其他平台时，也应有明确的团队所有权、访问和保留安排。

交接历史报价时，核对价格有效期、币种、贸易条款、起订量、模具费、运费、佣金和已批准折扣。原联系人通过聊天给出的例外条件，需要供应商找到内部批准依据。

依据暂时缺失时，采购方将该项标为待确认，并要求有权限人员给出书面结论。新联系人不能用个人判断否定旧承诺，也不能无条件延续没有授权的承诺。

图纸、BOM、样品照片、颜色、包装稿和测试标准不能只留在旧联系人邮件附件中。采购方与供应商应共同确认当前有效基线、历史版本、批准日期和批准人。

新联系人收到修改后，从受控基线创建新版本。新的邮件附件不能直接覆盖正在生产的文件，技术与生产影响仍需确认。

联系人变化不会修改已经确认的质保起算、范围、备件、运费和处理节点。采购方按序列号、批次与订单检查未完成工单，并确认新的售后入口和升级联系人。

原售后人员使用个人号码接单时，应由供应商安排过渡，把事项转入企业工单或共享邮箱。联系人核对可继续参考供应商售后联系人核验。

FBI 的商务邮件入侵风险提示建议，账号或付款流程发生变化时，应联系请求方核实，并自行查找企业号码，不采用可疑信息中新增的号码。

号码可以来自合同、供应商主数据或历史验证记录。新联系人催促立即付款、要求保密或拒绝原确认流程时，付款应继续暂停。联系人变化与收款银行支行变更同时出现，更要逐字段检查。

群发通知可以覆盖普通联系人，在制订单、待付款、质量争议、索赔、退款和重点项目仍需单独确认。采购方记录通知日期、供应商确认人、未完成动作和回复期限。

供应商没有及时回复，不能视为交接已经完成。临近出货、付款或技术批准节点时，采购方通过既有渠道再次确认，并在内部保持相应订单为待核实状态。

已确认：新联系人身份、权限和在手事项均有证据。过渡中：旧联系人与接手人并行，并有明确截止日期。

待补充：关键资料、授权或订单确认仍缺失。已升级：付款、争议或安全风险已交由财务、质量、法务或安全人员处理。每个状态附未完成事项、责任人和复核时间。